Créer un budget avec Zoho Books
Pour créer un budget avec Zoho Books, vous pouvez suivre les étapes suivantes :
- Connectez-vous à votre compte Zoho Books.
- Cliquez sur l'onglet "Budget" dans le menu principal.
- Cliquez sur le bouton "Ajouter un budget".
- Sélectionnez l'exercice financier pour lequel vous souhaitez créer un budget.
- Définissez les paramètres de votre budget, tels que les catégories de revenus et de dépenses, les montants alloués à chaque catégorie et la période de temps pour laquelle le budget est valable.
- Enregistrez votre budget en cliquant sur le bouton "Enregistrer".
Une fois votre budget créé, vous pouvez le suivre en temps réel dans Zoho Books et comparer les dépenses réelles avec les montants alloués dans votre budget. Cette fonctionnalité vous permettra de mieux gérer vos finances et de prendre des décisions éclairées pour votre entreprise.
Veuillez saisir les informations suivantes :
- Nom : Saisissez un nom pour identifier votre budget.
- Exercice financier : Sélectionnez l'exercice financier pour lequel vous souhaitez créer un budget.
- Période budgétaire : Sélectionnez une période pour votre budget. La période budgétaire peut être mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle.
- Comptes de recettes : Sélectionnez les comptes de recettes à inclure dans le budget.
- Comptes de dépenses : Sélectionnez les comptes de dépenses à inclure dans le budget.
Si vous souhaitez inclure les comptes d'actif, de passif et de capitaux propres dans votre budget, cliquez sur l'option Inclure les comptes d'actif, de passif et de capitaux propres dans le budget.
Vous pouvez également associer des étiquettes de rapport à vos budgets. Pour ce faire, cliquez sur Créer ce budget pour une étiquette de rapport spécifique.
Sélectionnez le nom de l'étiquette et choisissez une option.
Vous pouvez ensuite enregistrer vos budgets de recettes et de dépenses. Pour les enregistrer, vous pouvez :
- les saisir manuellement
- les pré-remplir sur la base des données réelles des années précédentes
- Remplir automatiquement les comptes
Les saisir manuellement
Si vous souhaitez saisir le budget manuellement, vous pouvez saisir les montants dans les champs prévus à cet effet à côté des comptes respectifs. Une fois que vous avez saisi le budget pour vos revenus et dépenses, le résultat net sera automatiquement calculé par Zoho Books.
Pré-remplir en fonction des données réelles des années précédentes
Si vous voulez créer un budget basé sur les résultats de l'année précédente, vous pouvez le faire dans Zoho Books.
Cliquez sur Pré-remplir à partir des données réelles des années précédentes.
Sélectionnez une année antérieure.
Cliquez sur Pré-rempli.
Le bénéfice net et la perte nette seront calculés automatiquement par Zoho Books.
Remplissage automatique des comptes
Au lieu d'introduire le montant de chaque compte et de chaque période individuellement, vous pouvez introduire que le montant de la première période d'un compte et choisir de remplir automatiquement les valeurs des périodes suivantes (mensuelles, trimestrielles ou semestrielles). Les montants des périodes suivantes seront automatiquement complétés en fonction du montant de la première période et des critères suivants :
- Application d'un montant fixe pour chaque période
- Ajustement des quantités pour chaque période
- Ajustement en pourcentage pour chaque période
Remplissage automatique en appliquant un montant fixe pour chaque période
Si votre entreprise prévoit de gagner le même revenu ou d'encourir la même dépense pour chaque période de votre budget, vous pouvez sélectionner cette option. Vous devrez introduire un montant fixe pour une période. Les périodes suivantes seront automatiquement complétées par le montant initial que vous avez saisi.
Remplissage automatique par ajustement du montant pour chaque période
Si votre entreprise prévoit de gagner des revenus ou d'encourir des dépenses sur la base d'ajustements de montants, vous pouvez sélectionner cette option. Vous pourrez ajouter le montant à ajuster à :
- Montant de la première période
- Montant existant de chaque période
Ajoutez le montant de l'ajustement au montant de la première période
Vous pouvez saisir un montant pour la première période et les périodes suivantes seront automatiquement complétées en fonction du montant de l'ajustement.
Scénario : si vous avez fixé le montant de la première période à 1000 et le montant de l'ajustement pour chaque période à 100, le montant de la première période sera de 1000, celui de la deuxième de 1100, celui de la troisième de 1200 et ainsi de suite.
Astuce : vous pouvez ajouter le symbole négatif (-) si vous souhaitez que les montants des périodes suivantes soient amortis.
Ajouter le montant d'ajustement au montant existant pour chaque période
Vous pouvez sélectionner cette option si vous avez déjà saisi votre budget et que vous souhaitez le mettre à jour avec un montant d'ajustement.
Scénario : Supposons que vous souhaitiez créer un budget qui ajoute 100 aux comptes des budgets des années précédentes. Supposons que les budgets des années précédentes pour les trois premières périodes soient de 1000, 2000 et 1500. Lorsque vous saisissez votre montant d'ajustement de 100, les montants du budget nouvellement créé pour les trois premières périodes seront respectivement de 1100, 2100 et 1600.
Astuce : vous pouvez ajouter le symbole négatif (-) si vous souhaitez que les montants des périodes suivantes soient amortis.
Remplissage automatique en ajustant le pourcentage pour chaque période
Si votre entreprise prévoit de gagner des revenus ou d'encourir des dépenses sur la base d'un pourcentage, vous pouvez sélectionner cette option. Vous pourrez ajouter le pourcentage à :
- Montant de la première période
- Montant existant de chaque période
Ajouter le pourcentage d'ajustement au montant de la première période
Vous pouvez saisir un montant pour la première période et les périodes suivantes seront automatiquement renseignées sur la base du pourcentage d'ajustement.
Scénario : si vous avez fixé le montant de la première période à 1 000 et que l'ajustement pour chaque période est de 10 %, les montants de la première période s'élèveront à 1 000, ceux de la deuxième à 1 100, ceux de la troisième à 1 210, etc.
Astuce : vous pouvez ajouter le symbole négatif (-) si vous souhaitez que les montants des périodes suivantes soient amortis.
Ajouter le montant d'ajustement au montant existant pour chaque période
Vous pouvez sélectionner cette option si vous avez déjà saisi votre budget et que vous souhaitez le mettre à jour avec un pourcentage d'ajustement.
Scénario : Supposons que vous souhaitiez établir un budget de manière à escompter une augmentation de 10 % des comptes budgétaires de l'année précédente. Supposons que le budget de l'année précédente pour les trois premières périodes soit respectivement de 1000, 2000 et 1500. Lorsque vous saisissez un pourcentage d'ajustement de 10, les montants du budget nouvellement créé pour les trois premières périodes seront de 1100, 2200 et 1650, et ainsi de suite.
Astuce : vous pouvez ajouter le symbole négatif (-) si vous souhaitez que les montants des périodes suivantes soient amortis.
Résumé/Rapports du budget
Une fois que vous avez créé un budget, Zoho Books l'utilisera pour générer les rapports suivants afin de vous aider à prévoir les finances de votre entreprise :
- Profits et pertes (Profit and Loss)
- Bilan (Balance Sheet)
- État des flux de trésorerie (Cash Flow Statement)
Profits et pertes
Le rapport sur les bénéfices et les pertes est généré sur la base du montant que vous avez saisi pour les comptes de revenus et de dépenses sélectionnés lors de la création d'un budget. Votre bénéfice net et votre perte nette seront calculés pour la période que vous avez choisie sur la base du revenu net et de la dépense nette. Connaître les pertes et profits d'un budget que vous avez créé vous permettra de prendre de meilleures décisions financières et d'apporter les changements nécessaires pour augmenter vos profits.
Bilan budgétaire
Le bilan budgétaire permet de prévoir vos actifs, vos passifs et vos actions pour l'année budgétaire. Il sera toujours calculé pour la période choisie (mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle). Ce rapport peut être utilisé pour connaître la situation financière d'une entreprise en fonction des valeurs entrées dans le budget.
Zoho Books est un système comptable à double entrée, ce qui signifie que les valeurs du budget dans le bilan seront maintenues comme suit :
Actif total = passif total + capitaux propres totaux
Dans le budget, si le total des actifs n'est pas égal au total des passifs et des capitaux propres, Zoho Books ajoutera un nouveau compte d'actions appelé Compte de déséquilibre budgétaire pour s'assurer que vos comptes soient égaux.
État des flux de trésorerie
L'état des flux de trésorerie est un rapport complet qui vous indique le total des flux de trésorerie de votre entreprise sur la base des valeurs saisies dans le budget. Grâce à ce rapport, vous aurez une idée des entrées et des sorties d'argent de votre entreprise sur la base des valeurs saisies dans le budget. Comme le rapport de bilan, ce rapport comprendra également le compte de non-concordance budgétaire si le total de l'actif n'est pas égal au total du passif et des capitaux propres.
Comparer le budget à la réalité (résumé du budget)
Une fois que vous avez établi un budget, vous pouvez comparer les résultats réels de votre entreprise à votre budget planifié. Vous pourrez comparer votre budget avec le compte de résultat, le bilan et le rapport sur les flux de trésorerie. Pour les comparer :
- Allez sur la page Comptabilité (Accountant) > Budgets.
- Cliquez sur Voir le budget par rapport aux données réelles à côté d'un budget que vous avez créé.
Vous pouvez exporter le résumé du budget de votre organisation au format PDF ou XLSX.
Astuce : Si vous utilisez Zoho Sheets, vous pouvez également exporter le résumé du budget de votre organisation vers Zoho Sheets.
Allez à la page Comptabilité (Accountant) > Budgets - Sélectionnez le budget - Cliquez sur View Budget Vs Actuals - Cliquez sur Exporter.
Personnaliser le rapport sur le budget en utilisant des filtres.
Imprimer le résumé du budget
Vous pouvez également effectuer certaines actions pour vos budgets :
- Modifier le budget
- Cloner le budget
- Télécharger le budget
- Imprimer le budget
- Supprimer le budget
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